Quanto si parla di time management o organizzazione del tempo sembra sempre di parlare di qualcosa di ovvio; ma quanti sanno programmare il proprio tempo? Ciao a tutti e bentornati su “il Quadernino” che oggi vi dà alcune regole per gestire il vostro tempo in maniera ottimale.

Con Time Management si intende appunto la gestione del tempo, ovvero la creazione di un piano giornaliero/settimanale per tenere sotto controllo i nostri obiettivi, i compiti da svolgere e per gestire (nel peggiore dei casi) anche ordini e compiti imprevisti. Ma cose si crea nel concreto il nostro piano? Ecco quindi le regole del time management.

Time management

1. CREARE OBIETTIVI: ovviamente per creare un piano si deve sapere dove andare, quindi datevi degli obiettivi che devono essere misurabili, realistici e avere un tempo definito. Esempio di un obiettivo può essere: oggi voglio finire la mia todo list, oppure oggi voglio contattare i miei clienti mandando loro un nuovo listino prezzi o offerta.

2. IMPOSTARE LE PRIORITÀ: non tutti i compiti sono importanti, ad esempio se mentre stilate la vostra todo list trovate la voce “pulire la scrivania” sicuramente è meno importante di “creare un nuovo volantino”. Siete voi a decidere cosa è più importante, infatti se avete uno studio dove accogliete i clienti, le due voci dette sopra avranno differenti priorità, dato che dovete accogliere i clienti avendo una scrivania pulita.

3. NON ORGANIZZATE FINO ALL’ULTIMO SECONDO: lasciate un po’ di tempo “cuscinetto” tra un compito e l’altro. Se credete che per un appuntamento ci vogliano 45 minuti, allora programmatene 60; non potete mai sapere di preciso quanto ogni voce del vostro time management vi porterà via in realtà, e tra una cosa e l’altra può sempre succedere qualcosa di imprevisto. Se poi fila tutto liscio, tanto di guadagnato.

4. SCRIVETE IL VOSTRO PIANO: a mente potete visualizzare l’andamento della giornata, ma per non commettere errori è sempre meglio avere sotto gli occhi qualcosa di scritto…non si sa mai.

5. NON DIMENTICATE LE PAUSE: non potete lavorare 8 ore di seguito, la vostra mente perderebbe continuamente attenzione e non darete il 100%, ecco perché è buona norma programmare anche delle pause.

6. NON ESAGERARE: come per le pause, un piano giornaliero troppo pieno rischia di essere irrealistico e difficile da seguire; durante in time management cerca di vedere se alcuni compiti possono essere rimandati o delegati.

7. GIORNO PER GIORNO: un’altra buona norma è controllare se a fine giornata si è riusciti a fare tutto, a raggiungere gli obiettivi e vedere se è rimasto ancora qualcosa da fare. In questo modo si può programmare anche la giornata successiva, tenendo conto anche dei risultati ottenuti: sono riuscito/a a raggiungere il mio obiettivo giornaliero? Il mio time management è stato organizzato bene? Sono riuscito/a a restare nei tempi che mi ero dato/a? Tutto questo vi aiuterà poi a creare piani sempre più precisi e su misura per voi.

8. MINUTO DI SILENZIO: se iniziate alle 8 in ufficio, non pensate di essere subito super produttivi. Nel vostro time management deve rientrare anche un lasso di tempo che vi serva per iniziare o concludere una giornata. Se iniziate alle 8, non programmate nessuna attività prima delle 8:15. Questo lasso di tempo vi servirà per accendere il pc, prepararvi una tazza di caffè, sistemare un po’ la scrivania, e visualizzate nella vostra mente quello che c’è da fare. State iniziando a essere produttivi ma non lo siete ancora e soprattutto la visualizzazione vi aiuta a entrare nella giornata al meglio!

Queste sono le regole fondamentali del time management e sono sicura che vi aiuteranno a organizzare e a scandire al meglio il vostro tempo. Esistono poi vari metodi per organizzare il proprio tempo, ma di questo parleremo la prossima volta e quindi colgo l’occasione per invitarvi al prossimo aggiornamento de “il Quadernino2

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